Niente di azzardato, niente di guadagnato! Hülskötter und Partner si è trovata di fronte alla decisione di continuare a utilizzare il vecchio e macchinoso software ERP, facendo i conti con funzioni mancanti, alti costi di server e manutenzione ed un’attenzione scarsa delle esigenze dei clienti, oppure di andare al passo con i tempi e affidarsi all'automazione. L'azienda ha scelto la seconda opzione e da allora è un cliente a dir poco sodisfatto di weclapp. L'amministratore delegato Jennifer Hülskötter non si pente di questa decisione. Oggi, la software house non solo risparmia tempo sui progetti, ma anche fino a un quarto dei costi. In termini concreti, questo significa più tempo per le cose essenziali e un equilibrio per la mancanza di lavoratori qualificati. Ma cosa ha convinto l'amministratore delegato di Hülskötter und Partner a compiere questo passo insieme a weclapp?
| 🏢 Azienda | Hülskötter und Partner |
| ✅ Settore | Supporto IT |
| 🚩 Sede | Nordwalde, Germania |
| 💻 Website | https://huelskotter.info/ |
Convincere clienti che vengono dallo stesso settore è il doppio più complicato…
Sanno cosa conta, si sono posizionati nel settore IT per tre decenni e conoscono le potenzialità del software aziendale. Sono in grado di valutare il campo del fattibile, sanno cosa aspettarsi e sono (giustamente) esigenti quando si tratta di ridurre i compiti, aumentare la produttività e l’efficienza. Hülskötter und Partner opera nel mercato giuridico come rivenditore di software dal 1986. Il software che distribuisce oggi è stato co-fondato dall’amministratore delegato, Gerhard Hülskötter.
Oggi l’azienda si avvale di un team di 35 persone che si occupa di vendite, assistenza, tecnologia e formazione sul software che facilita il lavoro quotidiano degli avvocati. Hülskötter und Partner è predestinato a utilizzare weclapp perché vengono soddisfatte tutte le esigenze importanti delle PMI e tutto è precisamente adattato alle loro specificità. Anche l’amministratore delegato Jennifer Hülskötter ha riconosciuto questo potenziale all’inizio del 2020.
“Okey” non basta nel business giornaliero
In quanto azienda esperta di tecnologia, Hülskötter und Partner si affidava già da tempo a un sistema ERP. Di conseguenza, weclapp non era il primo punto di contatto con un software aziendale. Tuttavia, i punti dolenti del sistema utilizzato in precedenza diventavano sempre più gravi e comportavano restrizioni nel lavoro quotidiano che non erano più disposti a sopportare. Nella ricerca dell’abbinamento perfetto, fornitori come Microsoft e SAP si sono rapidamente allontanati perché non sono adatti alle esigenze specifiche delle PMI. Sono troppo complicati, costosi e richiedono un eccessivo lavoro di programmazione individuale
"Eravamo alla ricerca di una soluzione "out of the box". Due o tre programmi basati sul cloud hanno attirato la nostra attenzione. Uno di questi era Sage e l'altro era weclapp. In questo caso weclapp ha avuto la meglio, perché la struttura, la funzionalità e anche l'automazione erano chiaramente migliori con weclapp".
Inoltre, la protezione dei dati è stata un’altra ragione per cui alla fine è stato scelto weclapp. Questa decisione ha rappresentato allo stesso tempo un addio a molti punti dolenti che il sistema obsoleto portava con sé: bassa velocità, alti costi di server e manutenzione e funzionalità generalmente mancanti. Inoltre, il vecchio software prestava solo un’attenzione “rudimentale” alle esigenze dei clienti. Oggi Jennifer Hülskötter utilizza principalmente il supporto e-mail di weclapp per domande e problemi.
"Ciò che apprezzo di più dell'assistenza di weclapp è che il personale di supporto dà priorità alla richiesta quando si accorge che comporta gravi restrizioni e che poi ricevo direttamente anche un'assistenza rapida."
Qualcuno ha detto “out of the box”?
L’idea alla base della metafora “out of the box” è quella di un prodotto che deve solo essere tirato fuori dalla scatola ed è immediatamente funzionante. weclapp ha inserito in questa scatola simbolica per Hülskötter und Partner un consulente ERP e dei webinar, oltre a un software immediatamente pronto all’uso, per rendere l’inizio ancora più piacevole.
"Il consulente ERP di weclapp ci ha dato un grande supporto. Insieme abbiamo analizzato i nostri processi esistenti e come potevamo implementarli o addirittura ottimizzarli in weclapp. Abbiamo poi organizzato sessioni di formazione per i rispettivi team. L'aiuto per l'onboarding ha spaziato dall'implementazione del processo all'importazione, fino alla competente assistenza post-vendita".
Inoltre, i webinar gratuiti hanno aiutato a conoscere tutti i processi di weclapp. Grazie alle diverse possibilità, i dipendenti sono stati presi per mano e introdotti a weclapp in breve tempo. Il desiderio di una soluzione “out of the box” è stato soddisfatto e Hülskötter und Partner ha potuto iniziare immediatamente. L’amministratore delegato riassume:
"Di recente ho fatto dei colloqui con il personale. Molti reparti hanno dichiarato di essersi trovati bene con weclapp. Soprattutto il nostro reparto contabile riferisce che weclapp gli fa risparmiare tempo e le automazioni lo aiutano nel lavoro quotidiano".
Un quarto del lavoro viene ora svolto da “qualcun altro”
Nonostante tutti i vantaggi a portata di mano, cambiare azienda non è mai una decisione facile e lo sforzo deve essere bilanciato dai vantaggi del nuovo software. Naturalmente, come azienda ci si chiede sempre criticamente se questo passo valga la pena. Hülskötter und Partner ha visto soprattutto nelle possibilità di automazione la motivazione decisiva per un cambio di sistema.
Oggi, il coraggio di provare qualcosa di nuovo ha dato i suoi frutti: dall’implementazione di weclapp, ad esempio, è possibile risparmiare dal 10 al 25% dei costi. In questo contesto, Hülskötter und Partner apprezza soprattutto l’elaborazione automatica dei contratti, grazie alla quale le fatture vengono inviate automaticamente e una partita aperta viene generata direttamente, “senza che un dipendente debba fare nemmeno un clic”. Particolarmente importanti per l’azienda sono anche il sistema di ticket e le rendicontazioni ore, che sono in parte responsabili dell’enorme risparmio di tempo e di costi. Inoltre, a Hülskötter und Partner piace lavorare con weclapp anche per motivi molto personali:
"Trovo che weclapp abbia un numero incredibile di grandi idee che ci supportano ogni giorno nel nostro lavoro e rendono le cose più semplici. Inoltre, la visione di weclapp mi ispira".
Oltre ai propri vantaggi, anche i clienti di Hülskötter e Partner ne traggono beneficio e possono fare il passo verso la digitalizzazione. Attraverso l’interfaccia API di weclapp, i clienti avranno la possibilità di elaborare autonomamente i contratti in futuro, ad esempio, poiché Hülskötter & Partner sta programmando una piattaforma clienti individuale.
E cosa succederà in futuro?
Queste sono già molte funzioni e risparmi che Hülskötter & Partner sta portando con sé, ma ha anche grandi progetti per il futuro con weclapp. A partire dall’inizio del 2022, vorrebbero effettuare la fatturazione mensile di 2.500 contratti con condizioni contrattuali complesse tramite weclapp e lavorare così in modo ancora più efficiente. Non c’è dubbio che il risparmio di tempo e di costi ottenuto sia un enorme vantaggio per Hülskötter und Partner, ma c’è una ragione più profonda per i processi di automazione sempre più completi. Qual è?
"Nella maggior parte dei settori è un grosso problema trovare dipendenti. Si può ovviare a questo problema solo automatizzando. Per questo, weclapp ha un numero incredibile di soluzioni ben implementate e molte idee che ritengo ottime".
Per Hülskötter und Partner l’automazione, oltre ai vantaggi già evidenti, è un passo inevitabile verso il futuro, che vorrebbero compiere insieme a weclapp.