Preventivo
Cosa è un preventivo?
In un preventivo (offerta al cliente), un'azienda offre beni o servizi a un cliente a determinate condizioni. L'offerta contiene informazioni sul tipo, la portata e i prezzi e può portare a un contratto di acquisto. Più comunemente è il calcolo dei costi per un determinato ordine di vendita, progetto, commessa ecc... prima della conferma del cliente.
In risposta alla richiesta del cliente, il fornitore deve preparare un preventivo con informazioni sull’entità delle prestazioni e sui prezzi degli articoli o dei servizi desiderati. L’accettazione dell’offerta commerciale da parte del cliente dà luogo a un contratto di acquisto e la transazione è giuridicamente vincolante.
Tipi di preventivi
I preventivi commerciali possono essere suddivise in diversi gruppi:
- Preventivo standard: si tratta di un’offerta senza requisiti speciali del cliente o caratteristiche individuali come gli sconti.
- Preventivo speciale: questi preventivi sono caratterizzati da prezzi che si discostano notevolmente dallo standard e sono solitamente limitate nel tempo.
- Preventivo con procedura di gara: questi peventivi sono emessi da fornitori di servizi o commercianti specificamente per le gare d’appalto. Spesso cercano di aggiudicarsi la gara d’appalto con prezzi particolarmente bassi.
- Preventivo promozionale: in questo caso i preventivi sono solitamente create dai rivenditori di articoli fissi per attirare i clienti nelle filiali. L’idea di fondo: il cliente acquista il prodotto pubblicizzato a un prezzo molto inferiore a quello standard, ma compra altri prodotti nel negozio.
Inoltre si può anche distinguere tra:
- preventivo classico: costo fisso in base alla merce e al tempo di lavoro
- preventivo a corpo: cifra finale senza altre specificazioni particolari
- preventivo variabile: viene specificato solo il costo dei tempi e dei materiali di lavoro.
Si parla spesso anche di preventivo di massima che si riferisce, in alcune professioni, alla circostanza in cui non consoscendo alcuni elementi della prestazione di lavoro si definisce una cifra “massima”.
Come deve essere strutturato un preventivo?
I preventivi hanno una struttura simile a quella di una fattura. In alto si trova l’indirizzo, con il nome dell’azienda e la persona di contatto del fornitore. Segue l’indirizzo del destinatario. L’oggetto deve contenere un numero di preventivo o un riferimento alla richiesta. Infine, c’è una breve introduzione, seguita da un elenco dei servizi (numero di articoli/tipo di servizio) e dei prezzi. I prezzi contengono anche informazioni sull’IVA e su eventuali sconti.
Informazioni obbligatorie: cosa deve contenere un preventivo ben scritto?
Senza un modulo appropriato e redatto in una certa maniera il preventivo appare subito dubbioso. Dopo tutto, deve convincere il cliente ad acquistare. Una preparazione accurata è quindi obbligatoria. Numeri errati, errori di ortografia e formattazione poco chiara sono fuori luogo nell’offerta al cliente. In alcuni casi/professioni esiste l’obbligo di preventivo ed ha valore legale se contine tutti gli elementi necessari.
In linea di massima sono importanti i seguenti contenuti affinché il prevetivo sia scritto bene (anche per forma legale):
- Forma scritta come lettera, e-mail o fax (data preventivo, dati personali mittente e desteinatario, indirizzi sono obbligatori)
- Descrizione esatta dei servizi
- indicazione precisa delle quantità
- indicazione trasparente di prezzi e sconti
- riferimento ai costi di trasporto, imballaggio e spedizione
- informazioni sui tempi di consegna delle merci
- indicazione dei termini e delle condizioni generali, nonché dei termini di consegna e di pagamento
- scadenze per i preventivi
- informazioni sui servizi opzionali a pagamento
Cosa sono le clausole liberatorie (esonero responsabilità) in un preventivo?
Se gli interlocutori non sono sicuri che una certa quantità di un prodotto sia realmente disponibile al momento dell’accettazione dell’offerta, quest’ultima può contenere le cosiddette “clausole di esenzione”. Queste clausole si applicano anche nel caso in cui i prezzi di un bene o di un servizio cambino.
Le seguenti clausole di esenzione sono pertanto comuni nelle offerte:
- “offerta non vincolante”, “offerta senza garanzia/obbligo”, “offerta con riserva di conferma”.
- “con riserva di consegna
- “prezzo soggetto a variazioni
- “solo fino ad esaurimento scorte”.
Modello ed esempio di preventivo (fac simile)
Di seguito trovi un modello di preventivo che rende l’idea di come va redatto solitamente. Puoi scaricare il modello word o il fac simile in PDF.
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