Gestione documentale
Cos'è la gestione documentale?
In generale, la gestione dei documenti indica l'amministrazione, il controllo, l'archiviazione / conservazione e la distruzione dei documenti. La gestione dei documenti è spesso usata come sinonimo di sistema di gestione dei documenti (software per la gestione dei documenti supportato da database). Un sistema di gestione documentale (DMS) fornisce tutte le funzioni necessarie per la gestione di documenti elettronici
Come funziona un sistema di gestione documentale? (DMS)
Un sistema di gestione documentale (DMS) fornisce tutte le funzioni necessarie per gestire i documenti elettronici. Tra queste, in particolare, vi sono le seguenti:
- Acquisizione, creazione e modifica dei documenti
- Rilascio (workflow)
- Gestione dello stato e delle versioni
- Archiviazione dei documenti con metadati e parole chiave
- Distribuzione dei documenti
- Ricerca di documenti (potente funzione di ricerca)
- Archiviazione digitale o elettronica
- Interfaccia con i sistemi a monte (ad esempio, server di posta elettronica) e con i software aziendali (ad esempio i sistemi ERP)
L’obiettivo generale di una gestione documentale supportata da un sistema è quello di fornire le informazioni necessarie nel modo più rapido e conveniente possibile. Questo a sua volta aumenta la produttività del personale. Tuttavia, una soluzione DMS può anche garantire la conformità alle normative interne e ai requisiti legali.
Vantaggi di un DMS
Ci sono diversi fattori che parlano a favore della gestione elettronica dei documenti in azienda. Innanzitutto, l’enorme risparmio di tempo. Ogni documento viene archiviato in modo centralizzato e digitale. Con l’aiuto di una ricerca full-text e di vari filtri, i dipendenti possono trovare i documenti di cui hanno bisogno molto rapidamente. Inoltre, una soluzione software per la gestione dei documenti offre i seguenti vantaggi:
| Risparmio di spazio | L'archivio fisico diventa superfluo grazie alla conservazione digitale, con un risparmio sui costi per i locali di archiviazione corrispondenti |
| Bassi costi di materiale | La soluzione digitale riduce la necessità di carta, toner e raccoglitori per l'archiviazione dei documenti |
| Processi ottimizzati e alta soddisfazione del cliente | Il software di gestione dei documenti consente ai dipendenti di fornire immediatamente le informazioni ai clienti; le informazioni richieste possono essere reperite senza indugio; il servizio è più rapido e migliore. |
| Archiviazione a norma di legge | Conformità ai requisiti legali in materia fiscale per l'archiviazione dei documenti |
| Base per la digitalizzazione | Il DMS consente di fornire ogni documento (posta, scansione, altri formati di dati) in formato digitale; la sostituzione della carta consente un flusso di lavoro continuo e la digitalizzazione dei processi. |
Quali sono i sistemi DMS?
Le aziende possono scegliere tra diverse soluzioni DMS per gestire i propri documenti. Si distingue tra i seguenti tipi:| Tipo di DMS | Descrizione, pro e contro |
|---|---|
| Software gratuito per la gestione dei documenti (DMS Open Source) | Nessun costo di licenza, costi ridotti, versatilità, richiede conoscenze informatiche nella propria azienda. |
| Sistemi proprietari on-premise | A pagamento (le licenze devono essere acquistate), l'assistenza viene fornita dal fornitore, è necessario un hardware in-house |
| Sistemi DMS in cloud | A pagamento ("affitto"), hosting dei dati presso il provider, non è necessario un proprio server in azienda. Spesso definito modello Saas (software come servizio) |
Gestione documentale: esempio di processo nel DMS
Il processo di gestione dei documenti in un DMS si svolge generalmente come segue:
- I documenti elettronici in arrivo (ad esempio, posta e dati allegati) vengono acquisiti automaticamente dal sistema di gestione documentale
- I documenti cartacei in arrivo (ad esempio, le fatture) vengono prima scansionati e solo successivamente inseriti nel sistema.
- Il sistema di gestione documentale conserva ogni documento in un archivio centrale (server).
- I dati meta sono memorizzati nel database (ad esempio, la data di creazione, il tipo di documento, le parole chiave, i dettagli del contenuto come il numero della fattura o il numero del cliente).
- I dipendenti dell’azienda possono accedere all’archivio direttamente o tramite interfacce per i documenti.
- Al tempo stesso viene effettuata un’archiviazione elettronica a prova di revisione.
Gestione dei documenti nel cloud
La gestione dei documenti è possibile anche nel Cloud, dove porta molti vantaggi. Da un lato, i costi totali di una soluzione cloud sono inferiori a quelli della variante on-premise. Dall’altro, si può fare a meno dell’infrastruttura aziendale. Anche la manutenzione, gli aggiornamenti e le installazioni regolari diventano superflui. Con un sistema di gestione documentale basato su cloud, è necessaria solo una frazione dell’impegno di manutenzione. Un vantaggio importante è che i dipendenti possono accedere ai loro documenti e alle loro informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Inoltre, un DMS nel cloud può aumentare l’efficienza, la produttività e la flessibilità delle operazioni grazie alla sua scalabilità e adattabilità all’azienda.
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