Evasione ordine
Cos'è l'evasione ordine?
L'evasione dell'ordine comprende tutti i processi organizzativi che si svolgono all'interno dell'azienda in relazione a un ordine, dalla richiesta del cliente alla preparazione di un'offerta, alla verifica della ricezione del pagamento e, se necessario, alla successiva assistenza. L'organizzazione di questi processi influisce notevolmente sui costi sostenuti e sull'affidabilità dell'elaborazione degli ordini.
Tempi di consegna eccessivamente lunghi, incomprensioni, mancati pagamenti o costi elevati: le cause di questi problemi possono risiedere nell’organizzazione dell’evasione ordini. Ecco perché vale la pena di esaminarli più da vicino nella vostra azienda. Questo vale sia per le aziende di produzione che per quelle commerciali e di servizi.
L’evasione ordini segue sempre un ordine o una richiesta specifica. Può trattarsi, ad esempio, di un ordine a una società di consulenza manageriale per una consulenza completa nel contesto di una trasformazione aziendale, ma anche di un semplice lavoro di contabilità. L’evasione degli ordini è altrettanto necessaria per un ordine di produzione da parte di un grande acquirente a un’azienda che produce prodotti industriali, quanto per l’ordine di merci da un piccolo negozio online. Da questi esempi si può notare che esistono ordini più e meno complessi. L’evasione ordine deve adattarsi a questa situazione.
Riduzione dei costi grazie a una buona organizzazione
Un’evasione degli ordini ben organizzata evita i costi di follow-up causati da errori, malintesi e ritardi. Questi causano un aumento dei costi dovuto a fasi di lavoro aggiuntive. Inoltre, la vostra azienda potrebbe dover pagare delle penali contrattuali. Anche la fedeltà e l’immagine dei clienti possono essere danneggiate, il che, nel peggiore dei casi, porta a un calo degli ordini e alla perdita di importanti opportunità di profitto. A cosa serve un buon marketing se i clienti non sono soddisfatti? Ecco perché ogni buon management attribuisce grande importanza all’organizzazione dell’evasione degli ordini nella propria azienda.
Suggerimento: soprattutto nel caso di progetti su larga scala o di ordini molto complessi o che richiedono molto tempo, un’organizzazione ben ponderata è essenziale per un processo fluido e per il successo.
Lavorare con un sistema
Per questo motivo vale la pena di investire nello sviluppo di un sistema di elaborazione degli ordini adatto alla vostra azienda. In questo modo si garantisce che tutti i dipendenti dispongano delle informazioni necessarie per portare a termine le attività di loro competenza. Un sistema professionale di gestione degli ordini è caratterizzato da processi standardizzati, supportati da software e adattati all’azienda.
Evasione ordini nelle vendite e nei servizi
Le fasi di un’evasione dell’ordine dipendono dal tipo di azienda, dalle abitudini del settore e dalla complessità degli ordini tipici. Ciò comprende anche la fase che va dalla richiesta del cliente all’ordine vero e proprio, che include principalmente la preparazione di un preventivo. In alcuni settori, ad esempio nel commercio online, questa fase non ha un ruolo così importante. Un’influenza importante sull’evasione ordine è il fatto che si tratti di una consegna o di un servizio.
Distribuzione di merci o prodotti
Per quanto riguarda la distribuzione, si può fare una distinzione di base tra due forme di consegna che influenzano il corso dell’evasione ordine in azienda. Una variante è la produzione su ordinazione, in cui l’ordine del cliente dà il via alla produzione degli articoli ordinati, a volte anche all’approvvigionamento del materiale necessario. È il caso, ad esempio, degli ordini di produzione speciali per le aziende industriali. Ma anche un falegname che realizza mobili su misura lavora secondo questo principio.
L’altra forma è la distribuzione di prodotti o merci in stock, come avviene, ad esempio, per i prodotti industriali standardizzati o nel commercio online. Nella prima variante, l’evasione è più complessa, in quanto riguarda anche la produzione o, in aggiunta, il processo di ordinazione. Nella seconda variante, si presume che gli articoli ordinati siano disponibili. In caso contrario, sono necessari ordini ripetuti o una produzione aggiuntiva affinché la distribuzione possa avvenire nella misura desiderata. In questo caso, tuttavia, non si tratta di un compito tipico di questo processo.
Servizi
Nel caso degli ordini di servizi, la qualità dell’evasione ordine ha un’influenza particolarmente grande sulla capacità dell’azienda di fornire i servizi attesi dal cliente nei tempi e nella qualità desiderata. Soprattutto se l’esecuzione dell’ordine richiede l’incarico a fornitori di servizi esterni, è essenziale un buon coordinamento di tutte le sottoattività e del lavoro subappaltato.
Le dimensioni e la complessità dell’ordine determinano i requisiti di Evasione ordine. Fa infatti differenza se, ad esempio, un’agenzia di marketing deve sviluppare l’intera presenza web di un’azienda o se il cliente ha bisogno solo del design di un semplice volantino. Gli ordini di servizi possono naturalmente includere anche le forniture, ad esempio il materiale necessario per la realizzazione del servizio.
Suggerimento: una comunicazione efficiente è particolarmente importante negli ordini Evasione nel settore dei servizi.
Quali sono i requisiti di un’evasione ordine?
La qualità di un’evasione ordine si riconosce da alcune caratteristiche. Quando organizzate o rivedete questi processi nella vostra azienda, ponete particolare attenzione ai seguenti punti:
- Rispetto delle scadenze,
- qualità,
- orientamento al cliente,
- costi.
Affidabilità e rispetto delle scadenze
Il rispetto delle scadenze è essenziale per l’azienda per rimanere competitiva sul mercato. I clienti si aspettano affidabilità. A volte i ritardi possono anche comportare delle penali, soprattutto se si traducono in perdite per altre aziende, perché a loro volta in ritardo rispetto alla tabella di marcia. Una corretta evasione ordine controlla le scadenze. Indica quando la spedizione avrà luogo o il servizio sarà fornito.
Gli accordi con i clienti possono essere presi su questa base. Se si verificano ritardi dovuti a circostanze impreviste, il cliente deve essere informato per tempo. Con un’evasione ben organizzata, è più facile coordinare le scadenze e riconoscere in tempo i colli di bottiglia. Anche le fasi di lavoro necessarie richiedono tempo.
Garantire la qualità
L’evasione ordine influisce anche sulla qualità delle consegne o dei servizi. Ciò è dovuto al fatto che nel processo sono previsti controlli, ad esempio per quanto riguarda la completezza di una consegna o determinate caratteristiche qualitative di prodotti o servizi. Se l’ispezione e la registrazione di caratteristiche importanti fanno parte dell’ordine standard, i difetti e gli errori possono essere evitati per tempo.
Orientamento al cliente
In molti casi, l’evasione ordine non si conclude con la verifica della ricezione del pagamento. A seconda del tipo di ordine, può essere necessaria o consigliabile un’assistenza successiva. Possono verificarsi resi o il cliente può avvalersi di servizi. Questi e altri processi simili si riferiscono all’ordine specifico e fanno parte dell’elaborazione.
In senso lato, ciò include anche le offerte che corrispondono all’ordine e che l’azienda sottopone al cliente in aggiunta, ad esempio per quanto riguarda gli articoli che completano il prodotto acquistato. Tutti questi processi successivi, ognuno dei quali si riferisce a un ordine specifico, sono importanti per la soddisfazione del cliente, supportano il marketing e influenzano la posizione che l’azienda occupa sul mercato.
Monitoraggio dei costi
Un’organizzazione efficiente dell’evasione ordini può ridurre i costi, ad esempio riducendo i tempi di elaborazione o la probabilità di errori. Tuttavia, assicuratevi che i costi di evasione ordine siano basati sul valore dell’ordine. Ciò significa che per gli ordini di valore elevato, che di solito sono anche altrettanto complessi, l’impegno può e deve essere maggiore rispetto a quello per gli ordini piccoli. In ogni caso, è importante che rimanga un margine di profitto sufficientemente elevato. In nessun caso un ordine deve risultare in perdita.
Fasi dell’evasione ordine – Esempi per il commercio e i servizi
Anche se l’evasione ordine è simile in diverse aziende, non esiste una procedura standard. Oltre alla questione se si tratta di consegne, servizi o di un misto di questi, anche altri aspetti influiscono, ad esempio la dimensione e la complessità degli ordini o l’organizzazione dei processi in azienda.
Evasione ordine di un commerciante online
Le fasi seguenti descrivono l’evasione ordine di un rivenditore online. A seconda delle dimensioni del rivenditore, sono possibili variazioni in termini di organizzazione. Mentre in un piccolo commerciante con un fatturato relativamente basso una o due persone possono svolgere tutte le fasi, nelle aziende più grandi diversi reparti entrano spesso in contatto con l’evasione ordine, di solito il reparto vendite e il reparto contabilità.
Acquisizione dei dati dell’ordine e verifica
In questa prima fase vengono registrati i dati del cliente, il metodo di pagamento e il tipo e la quantità di merce ordinata. La verifica si riferisce principalmente alla disponibilità degli articoli desiderati. Se ci sono dei colli di bottiglia, tramite l’evasione si avvia anche le procedure di approvvigionamento. Nel caso degli ordini online, queste fasi sono in gran parte automatizzate.
Verifica della solvibilità del cliente
Un controllo del credito è consigliabile soprattutto per gli ordini di valore elevato, poiché il mancato pagamento di fatture è uno dei rischi maggiori nel commercio online e può mandare in rovina una piccola impresa. Se si tratta di un cliente abituale che anche in passato ha pagato puntualmente le sue fatture, probabilmente questo non sarà un problema in futuro. Per i nuovi clienti, il rischio può essere limitato da un rapporto di credito, offerto da diverse agenzie di credito, che consente di trarre conclusioni sul comportamento di pagamento del cliente. In alternativa, il rischio può essere ridotto offrendo ai nuovi clienti solo metodi di pagamento sicuri per loro, come il pagamento anticipato o l’addebito diretto.
Nel commercio online, la conferma d’ordine viene solitamente inviata via e-mail. Il commerciante conferma l’accettazione dell’ordine. La conferma contiene il tipo e il numero di articoli ordinati, i prezzi, le spese di spedizione e le condizioni di consegna e pagamento. È consuetudine fare riferimento ai termini e alle condizioni generali con la conferma d’ordine. Se non è possibile consegnare determinati articoli, la conferma d’ordine conterrà anche questa informazione.
Redazione bolla di consegna e documenti di spedizione
La bolla di consegna indica quali articoli sono inclusi nella consegna e in quale quantità. Accompagna la consegna e serve come controllo per il destinatario. I prezzi non sono indicati su questo documento. Inoltre, può essere necessario creare bolle di reso, etichette per pacchi, lettere di vettura o documenti doganali.
Fatturazione
La fatturazione è il processo di creazione di una fattura. Se questa fase viene effettuata prima della consegna, si parla di pre-fatturazione, altrimenti di post-fatturazione. La pre-fatturazione ha senso se la fattura deve essere allegata alla consegna. In alternativa, la fattura può anche essere inviata per posta o per e-mail.
Invio dei dati al magazzino
Il personale del magazzino assembla la spedizione in base alle informazioni ricevute dal reparto vendite. Imballano la merce e allegano la bolla di consegna, i documenti di spedizione e, se del caso, la fattura. È possibile stampare questi documenti direttamente in magazzino. Dal magazzino, la merce viene consegnata allo spedizioniere. Lo scambio di dati con lo spedizioniere avviene solitamente per via elettronica.
Verifica ricezione pagamento o della riscossione dell’importo
La maggior parte dei negozi online offre diversi metodi di pagamento, a volte anche tramite fornitori di servizi di pagamento. Se l’azienda ha ricevuto l’autorizzazione all’addebito diretto da parte del cliente, il reparto contabile si occuperà della riscossione dell’importo. Il termine per la riscossione deve essere specificato nelle condizioni generali di contratto e riportato sulla fattura. Se il cliente trasferisce l’importo dopo aver ricevuto la fattura, è necessario monitorare la ricezione del pagamento. Questo monitoraggio può essere automatizzato con un comune software aziendale. In caso di ritardo, il cliente riceve un sollecito di pagamento.
Assistenza clienti successiva all’ordine
L’assistenza ai clienti successiva comprende, da un lato, un’efficiente gestione dei resi, ma dall’altro sono possibili anche altre azioni da cui l’azienda si aspetta di ottenere un beneficio. Queste possono includere, ad esempio, sondaggi sulla qualità e la soddisfazione del prodotto o offerte di cross-selling. Poiché ognuna di queste fasi si riferisce a un ordine specifico, esse fanno parte dell’evasione ordine in senso lato. Questi compiti successivi vengono assunti dal servizio clienti, che di solito fa parte delle vendite.
Evasione ordine in un’agenzia di marketing
L’esempio seguente riguarda i servizi di un’agenzia di marketing. L’agenzia deve creare un sito web per un cliente. La progettazione, la programmazione e l’implementazione tecnica sono svolte direttamente dall’agenzia. I fornitori di servizi esterni contribuiscono con foto, illustrazioni e testi. Il cliente fornisce tutte le informazioni necessarie.
Preventivo
Di solito un ordine di questo tipo è preceduto da una richiesta di informazioni da parte del cliente, seguita da un’offerta da parte del fornitore del servizio. La preparazione di un preventivo richiede un calcolo preliminare per determinare il prezzo previsto o la fascia di prezzo. Se il cliente è d’accordo con l’offerta, effettua l’ordine.
Controllo e registrazione dell’ordine
L’inserimento dei dati comprende i dati del cliente, la persona da contattare, la descrizione del servizio, i prezzi e le date. All’ordine viene assegnato un numero d’ordine. Prima di confermare l’ordine, si deve verificare se i termini dell’offerta sono stati accettati dal cliente o se l’ordine contiene deviazioni. Se si tratta di un nuovo cliente, si consiglia di effettuare una verifica del credito.
La conferma d’ordine contiene una descrizione dei servizi, il prezzo o una fascia di prezzo, il metodo di pagamento, la data di consegna prevista o le date intermedie. La conferma d’ordine fa riferimento ai termini e alle condizioni generali.
Consultazione iniziale
La consultazione iniziale avviene tra i responsabili del progetto dell’azienda cliente e la società di servizi. Possono partecipare anche altri collaboratori coinvolti nel progetto. Si tratta di questioni fondamentali e organizzative e di questioni precedentemente irrisolte. In questa occasione devono essere concordati anche gli obiettivi intermedi e le date delle riunioni di controllo. Tutti gli accordi vengono registrati in un protocollo. Una riunione d’avvio riuscita pone buone basi per l’intero progetto.
Distribuzione interna ed esterna dei compiti
È importante avere termini di riferimento precisi e inequivocabili sia per il personale dell’agenzia che per i fornitori di servizi esterni. Anche l’accordo sulle scadenze e sulle scadenze intermedie ne fa parte. I contratti con i fornitori di servizi esterni includono anche prezzi o fasce di prezzo, modalità di pagamento e conseguenze di un ritardo.
Riunioni intermedie
In questo tipo di contratto di servizio è importante una buona comunicazione tra tutte le parti, soprattutto se il progetto è molto complesso. Pertanto, è consigliabile organizzare riunioni di controllo a date fisse, con la partecipazione di tutte le parti coinvolte o almeno delle persone con i compiti più importanti. L’obiettivo è verificare lo stato di avanzamento del lavoro per il rispetto delle scadenze. Si possono verificare anche gli aspetti qualitativi. Queste discussioni offrono buone opportunità per chiarire eventuali problemi o malintesi. Gli accordi raggiunti vengono a loro volta registrati in un protocollo.
Ispezione e accettazione del lavoro completato dall’esterno
Prima che il progetto possa essere completato e consegnato al cliente, è necessaria l’accettazione dei servizi appaltati all’esterno. È quindi importante prevedere un tempo sufficiente tra questo collaudo e il completamento del progetto quando si pianifica il calendario. Questo perché potrebbero verificarsi ritardi o necessarie rielaborazioni. L’ispezione del servizio esterno viene effettuata sulla base dei contratti precedenti e degli accordi registrati.
Consegna al cliente
Una volta pronto, il sito web può essere consegnato al cliente. Il cliente verifica insieme al fornitore di servizi se il servizio è stato eseguito come concordato. Un protocollo registra i risultati. Il cliente conferma l’accettazione sul protocollo. In caso di difetti, vengono registrati anche i reclami e le date di correzione.
Fatturazione e controllo della ricezione del pagamento
La fatturazione può avvenire direttamente dopo la consegna. Il controllo dei pagamenti in entrata dopo la scadenza concordata può essere automatizzato da apposite funzioni di un software per fatturazione.
Assistenza post-vendita
Nel caso di contratti di servizio, è consigliabile concordare quali servizi il cliente può utilizzare gratuitamente e per quali deve pagare. La manutenzione di un sito web può richiedere molto tempo e non dovrebbe rientrare tra i servizi gratuiti. D’altra parte, un aiuto occasionale e gratuito in caso di domande o problemi rafforza la fedeltà del cliente e assicura ulteriori ordini
Come ottimizzare l’evasione ordini?
Un software di gestione ordini è uno strumento essenziale per migliorare l’efficienza e l’evasione degli ordini in un’azienda. Questi software offrono una serie di funzionalità che semplificano il processo di gestione degli ordini, ottimizzando il flusso di lavoro e riducendo gli errori umani. Ecco perché dovresti considerare l’utilizzo di un software di gestione ordini:
- Automazione del processo: un software di gestione ordini automatizza molte attività manuali e ridondanti associate all’evasione degli ordini. Questo significa che le informazioni relative agli ordini vengono inserite una volta nel sistema e poi elaborate automaticamente. Ciò riduce il rischio di errori di trascrizione e accelera l’intero processo.
- Monitoraggio in tempo reale: puoi visualizzare il progresso degli ordini, verificare se sono stati evasi, se sono in attesa di spedizione o se sono stati consegnati. Questo ti consente di tenere traccia di ogni fase del processo e di intervenire tempestivamente in caso di problemi o ritardi.
- Gestione dell’inventario: un buon software di gestione ordini è integrato con il sistema di gestione dell’inventario dell’azienda. Ciò consente di tenere traccia delle quantità disponibili di ciascun prodotto e di evitare ordini per articoli esauriti. Quando un ordine viene evaso, il software aggiorna automaticamente l’inventario, consentendo di avere sempre una visione chiara delle disponibilità.
- Ottimizzazione del flusso di lavoro: può generare documenti come conferme d’ordine, fatture e etichette di spedizione in modo automatico, semplificando le attività amministrative e riducendo il tempo impiegato per ogni ordine.
- Miglioramento dell’esperienza del cliente: infine, riducendo gli errori e accelerando i tempi di evasione, i clienti riceveranno i loro prodotti in modo più rapido e senza inconvenienti. Ciò aumenta la soddisfazione del cliente e favorisce la fedeltà verso l’azienda.
Articoli correlati
| © 2023 weclapp |