Diagramma di Gantt
Cosa è il diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è un grafico disposto su barre orizzontali che mostra l'andamento e le tempistiche di un progetto in base alle sua attività (e sub-attività) correlate ai vari mebri che lavorano sul progetto. È usato appunto nel campo del project management indifferentemente dal tipo di business che svolge l'azienda.
A cosa serve il diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è fondamentale per la gestione progetti di un’azienda, sia essa una piccola realtà o una grande compagnia. Questo grafico aiuta a:
- pianificare il progetto, secondo risorse, membri e tempistiche
- tenere sotto controllo i tasks svolti da ogni membro del team che lavora sul progetto
- monitorare la relazione tra le diverse attività
- garantire la priorità (tempistica) delle attività
- tenere sotto controllo l’avanzamento del progetto
- facilitare la comunicazione del team di progetto
Com’è composto il diagramma di Gantt?
Il diagramma prende il nome dell’ingegnere americano Henry L. Gantt (1861 – 1919) che inventò il concetto alla base di questo metodo. Gli elementi base che compongono un Gantt di progetto (viene spesso definito anche così) sono:
- Date di inizio e di fine progetto
- Attività: rappresentate dalle barre orizzontali, suddivise in sotto-attività e assegnate ai membri del team di progetto
- Tempistiche: il diagramma indica quando ogni attività va portata a termine e di conseguenza tutto il progetto.
- Avanzamento: panoramica dei progressi e di quanto resta ancora da finire nei tempi stabiliti.
- Dipendenze tra attività: le attività sono spesso correlate tra loro per cui spesso non si può proseguire se non viene portata a termine l’attività “precedente”.
Quali sono i pro e contro del diagramma di Gantt?
In questa tabella riassumiamo i vantaggi e svantaggi che implica un diagramma di Gantt:
| Pro | Contro |
|---|---|
| Migliore gestione e organizzazione del tempo, sia in relazione alle attività che all'intero progetto | Per progetti grandi con tante attività può risultare un grafico complesso e complicato da leggere |
| Migliore comunicazione e trasparenza tra i membri del team | La linearità è spesso un fattore critico dei diagrammi di Gantt: senza un obiettivo lineare e chiaro a tutti i membri, si rischia di essere fuori strada. |
| Aumenta responsalibizzazione e motivazione dei membri che lavorano al progetto | Il grafico va sempre aggiornato con precisione e stretta regolarità: questo può comportare un lavoro impegnativo |
Creare diagramma di Gantt con excel
Di seguito vi mostreremo i passi per creare un diagramma di Gantt semplice con excel. Prima di iniziare però bisogna avere già le basi per costrurire il nostro grafico, che richiamano a grandi linee gli elementi che abbiamo elencato sopra per comporre un diagramma di Gantt.
È quindi necessario avere pronto:
- una lista di tutte le attività
- le correlazioni/dipendenze delle attività
- attività assegnate ai membri
- la timeline e le tempistiche del progetto
- Elenca tutte le attività con la loro data di inizio e fine.
- Colcolare il giorno di inizio e di fine di ogni singola attività. Usare la formula =int(Data di inizio attività)-int($data di inizio progetto$) per il giorno d’inizio e =int(data di fine attività)-int($data di inizio progetto$) per il giorno di fine.
- Calcola la durata di ogni singola attività sottraendo il =(giorno di fine)-(giorno d’inizio).
Adesso aggiungi un diagramma a barre orizzontali impilate selezionando le colonne Nome attività, Giorno d’inizio e Durata. Per ottenere il risultato finale come nell’immagine sotto, imposta il colore della sezione “Giorno d’inizio” su “nessun colore”.
Ecco che il diagramma di Gantt con excel ha preso forma! Il problema qui è che ci sono tanti limiti, soprattutto per progetti grandi e complessi. Manca ad esempio l’assegnazione delle attività ai membri e la correlazione o dipendenza delle varie attività.
Per questo consigliamo sempre un project managment software che integra il diagramma di Gantt: in questo caso il Project manager e i membri dovranno solo inserire i dati e aggiornali mentre il software automatizza tutto il resto da solo.
Il diagramma di Gannt in sintesi
Il diagramma di Gantt è uno strumento visivo per la pianificazione e la gestione dei progetti per cui:
- Mostra la sequenza delle attività nel tempo e la durata delle stesse.
- Aiuta nella gestione dei progetti, consentendo un’organizzazione, una pianificazione e un’assegnazione migliori delle risorse.
- I diagrammi di Gantt sono utili nel project management per il monitoraggio e il controllo dei progressi.
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