Conferma d'ordine
Cos'è la conferma d'ordine?
Una conferma d'ordine è una dichiarazione di volontà da parte di un cliente di acquistare un prodotto o servizio a condizioni specifiche (prezzo, modalità di pagamento, consegna, informazioni sui prodotti/servizi). In Germnaia è persino è definito nella norma DIN 69905 (Istituto tedesco per la standardizzazione) come "notifica di accettazione di un ordine.
Una conferma d’ordine è solitamente preceduta da un’offerta o preventivo. Questa specifica la quantità e i prezzi dei servizi. Non appena il cliente accetta l’offerta, può confermare nuovamente l’ordine per sicurezza. La conferma d’ordine può essere emessa sia per la consegna di merci che per la fornitura di servizi. Non appena un’azienda riceve una conferma d’ordine, è obbligata a fornire i servizi in essa elencati.
Qual è lo scopo di una conferma d’ordine?
Una conferma d’ordine ha senso per diversi motivi:
- I malintesi vengono chiariti al momento dell’ordine.
- Gli impegni verbali sono assicurati.
- Le offerte modificate vengono confermate di nuovo.
- Si può fare riferimento esplicito alle Condizioni Generali.
- Le date di consegna possono essere specificate con esattezza.
Quando avviene la conferma dell’ordine?
Si dovrebbe sempre creare una conferma d’ordine quando un cliente ordina qualcosa senza aver ricevuto prima un’offerta. È utile anche quando si modifica l’ordine concordato. In questo caso, la conferma d’ordine deve essere assolutamente scritta.
Cosa deve essere incluso in una conferma d’ordine?
Se viene preparata una conferma d’ordine scritta, essa deve contenere i seguenti elementi:
- Quantità e descrizione esatta della merce/servizio
- Prezzo
- Data della consegna o del servizio
- Condizioni di pagamento
- Costi di consegna/imballaggio
- Note sulla riserva di proprietà
- Giurisdizione
- Disposizioni concordate in modo specifico, ad esempio pagamenti in acconto
C’è una forma predefinita per la conferma d’ordine?
Di solito la conferma d’ordine è in forma scritta, ma gli ordini possono essere confermati anche oralmente. Non ci sono requisiti formali. I clienti possono inviare la conferma all’appaltatore per e-mail, posta o fax. I clienti sono liberi anche nella denominazione e possono chiamare la conferma d’ordine “conferma di prenotazione”, ad esempio.
Esempio di conferma d’ordine
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La conferma d’ordine è obbligatoria?
In Italia non vi è alcun obbligo di emettere una conferma d’ordine. Ad esempio, è sufficiente che un’offerta venga accettata verbalmente o che un ordine venga effettuato per iscritto. Tuttavia, è una prassi comune negli affari di tutti i giorni. Soprattutto nel caso di ordini di grandi dimensioni, serve come ulteriore sicurezza per i contraenti.
La conferma d’ordine è legalmente vincolante?
Con la conferma d’ordine, tutte le modalità dell’ordine vengono stabilite in modo vincolante. Ciò significa che sia chi offre il prodotto/servizio (ad esempio attraverso i termini di consegna) che il cliente (ad esempio attraverso i termini di pagamento) sono vincolati dal contenuto delle conferme d’ordine.
Una conferma d’ordine è anche una fattura?
No! Se una conferma d’ordine non è indicata come fattura nel documento, la conferma d’ordine non è la stessa cosa e quindi non ha il valore di una fattura per i vostri clienti. A differenza della conferma d’ordine, la fattura deve sempre essere scritta.
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